EdTech y transformación educativa
El éxito de una solución no se mide únicamente en el lanzamiento. Incluso, puede cumplir con todos los requerimientos y funcionar sin problemas. Pero eso no garantiza, por sí solo, una mejora concreta en la operación.
Una parte fundamental de ese proceso es establecer KPIs (o métricas de éxito) que permitan definir si un proyecto está entregando los resultados esperados.
Por eso, las métricas no deberían aparecer al final de un proyecto, como una instancia de reporte; sino desde el momento en que se planifica ya que son una herramienta clave para acordar qué significa el éxito, alinear las expectativas de las áreas involucradas y tomar decisiones basadas en evidencia.
Un resultado que permite dimensionar el cambio
Un ejemplo de esto es el proyecto que desarrollamos junto con la Universidad de la Marina Mercante (UdeMM), donde trabajamos en la automatización del proceso de admisión.
La mejora que buscábamos estaba definida desde el inicio y pudo medirse con un resultado claro: antes de la implementación, la gestión requería aproximadamente 25 minutos por alumno y, con el nuevo módulo, ese tiempo se redujo a menos de 60 segundos.
“Llegar a este resultado era uno de los objetivos de la implementación, pero el trabajo no terminó ahí. Las métricas nos dan información para entender qué está funcionando, detectar nuevas oportunidades y decidir cómo debería evolucionar la solución”, comentó Lautaro Lopez, Director de la Vertical Educativa en TDI.
La mejora también alcanzó al proceso de acreditación de pagos. Durante los períodos de admisión, las acreditaciones manuales podían demorar entre uno y dos días. Luego de automatizar esa instancia, el control posterior a la acreditación se redujo a aproximadamente una hora.
Estos datos permiten dimensionar el impacto de la solución sobre tareas concretas. Pero su valor no termina en demostrar que un proceso ahora es más rápido.
También es importante que esa información esté disponible y sea fácil de consultar. A través de un dashboard, la Universidad puede seguir la evolución del módulo, analizar su funcionamiento y comprender cómo se comporta frente al uso cotidiano y a los momentos de mayor demanda.
Medir para decidir cómo seguir
Cada implementación necesita indicadores vinculados con el problema que busca resolver. Para eso, es clave que desde la planificación estén bien definidos el problema, los objetivos y las mejoras que se esperan alcanzar.
A partir de ahí, las métricas permiten revisar esos objetivos y detectar nuevas oportunidades de mejora. Pero no se trata de medir todo, sino de identificar qué información permite comprobar si la solución está produciendo el cambio esperado.
Definir estos indicadores desde el comienzo también ayuda a ordenar la conversación entre tecnología, negocio y operación.
“Cuando todas las áreas miran los mismos indicadores, es más fácil salir de las percepciones, discutir sobre resultados concretos y ver cómo seguir”, añadió Lopez.
Por eso, implementar no termina cuando la tecnología entra en funcionamiento. También implica seguir su evolución, entender qué valor está generando y contar con evidencia para decidir cuáles deberían ser los próximos pasos.
Porque una solución tecnológica no permanece estática después del lanzamiento: cambian las necesidades, aumenta el volumen de uso y aparecen situaciones que no siempre pueden anticiparse durante las primeras etapas del proyecto.